El 2 de diciembre de 2024 marca un antes y un después para el sector de los alojamientos turísticos en España. Con la entrada en vigor del nuevo Parte de Viajeros, se establecen cambios significativos en la forma en que se registran y envían los datos de los huéspedes. Este cambio, impulsado por el Ministerio del Interior, busca reforzar la seguridad, agilizar los procesos de control y mejorar la eficiencia administrativa. Sin embargo, esta nueva normativa también impone mayores responsabilidades para propietarios y gestores de alojamientos turísticos.
En este artículo, te explicaremos qué implica el nuevo Parte de Viajeros, qué cambios trae consigo y cómo puedes prepararte para cumplir con la normativa.
¿Qué es el Nuevo Parte de Viajeros?
El Parte de Viajeros es un documento que todos los alojamientos turísticos deben enviar con la información de cada huésped. Hasta ahora, se hacía a través de la Policía Nacional o la Guardia Civil. Sin embargo, a partir del 2 de diciembre de 2024, los datos deberán enviarse directamente al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES HOSPEDAJES. Esta digitalización busca modernizar el proceso y permitir una gestión en tiempo real.
¿Cuáles Son los Principales Cambios?
El nuevo Parte de Viajeros introduce modificaciones significativas que afectarán la operativa diaria de los alojamientos turísticos:
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Envío en Tiempo Real
- Ya no será posible enviar los datos al final de la estancia del huésped. Ahora, la información deberá comunicarse dentro de las 24 horas posteriores al check-in.
- Esto obliga a los alojamientos a utilizar sistemas digitales de gestión que permitan la automatización de estos envíos.
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Digitalización Completa
- Se elimina la opción de enviar los datos de forma manual o en papel.
- Los alojamientos deberán contar con software homologado que facilite la gestión y el envío de la información a través de SES HOSPEDAJES.
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Mayor Control y Seguridad
- Los datos estarán controlados de forma más estricta por las autoridades.
- Se busca reforzar la seguridad pública, ya que se podrá realizar un control más eficiente de las personas que se alojan en el país.
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Firma Electrónica Obligatoria
- La firma de los huéspedes ahora será electrónica, lo que elimina la necesidad de recoger firmas en papel.
- Los huéspedes podrán firmar desde dispositivos electrónicos, como tablets o incluso sus propios móviles.
¿Qué Datos Hay Que Enviar?
Los datos que deben enviarse están divididos en dos categorías:
Datos de la Reserva
- Identificador de la reserva
- Fecha del contrato/reserva
- Fecha de entrada y salida
- Tipo de pago
Datos de los Viajeros (para cada persona que se aloje)
- Nombre completo
- Documento de identidad (DNI, pasaporte o TIE)
- Fecha de nacimiento
- Dirección y municipio
- Código postal
- País de origen
- Teléfono o email
- Parentesco (si el huésped es menor de edad)
- Firma electrónica
¿Qué Pasa si no se Cumple la Normativa?
El incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones económicas. Aunque se espera un período de gracia inicial, una vez finalizado, los alojamientos podrían enfrentarse a multas económicas si no cumplen con la normativa. Por eso, la recomendación es adoptar un sistema de gestión digital que automatice el proceso.
¿Cómo Afecta a los Propietarios y Gestores de Alojamientos?
El nuevo sistema presenta tanto retos como oportunidades. Para los pequeños alojamientos (1 a 3 unidades), la gestión manual puede complicarse, ya que cada huésped deberá registrarse de forma electrónica. Para aquellos que gestionen más de 4 unidades, se recomienda la adopción de sistemas de gestión integral que, además de facilitar el envío de datos, permitan controlar reservas, precios y comunicación con los huéspedes.
Impacto en el Sector Turístico
Las asociaciones del sector, como CEHAT, han expresado su preocupación por los costes de adaptación y la carga administrativa adicional, especialmente para los alojamientos más pequeños. Sin embargo, para las grandes cadenas hoteleras y los establecimientos que ya cuentan con sistemas automatizados, la transición será más sencilla.
Consejos Para Adaptarse al Nuevo Parte de Viajeros
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Digitaliza tu Gestión
- Adopta un sistema de gestión que permita registrar y enviar los datos de los huéspedes de forma automática.
- Herramientas recomendadas: Check-in Scan, Chekin o sistemas de PMS integrados.
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Asegúrate de Cumplir con el RGPD
- Los datos de los huéspedes deben protegerse según la normativa de protección de datos.
- Verifica que el software que utilices cumpla con la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
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Forma a tu Equipo
- El personal que trabaje con estos sistemas deberá estar capacitado para gestionar los registros y resolver cualquier incidencia.
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Solicita Feedback de los Huéspedes
- Utiliza la firma electrónica y la automatización de procesos para mejorar la experiencia del cliente y mostrarle que su seguridad y privacidad son una prioridad.
El nuevo Parte de Viajeros 2024 implica un importante cambio en la forma de gestionar la información de los huéspedes. La digitalización y la automatización de los procesos no solo mejorarán la eficiencia, sino que también permitirán a las autoridades reforzar la seguridad pública. Para los alojamientos, esta transición presenta retos, pero también oportunidades de modernización y diferenciación.
Adoptar un sistema de gestión adecuado no solo facilitará el cumplimiento de la normativa, sino que también mejorará la experiencia de los huéspedes y la eficiencia operativa. Si aún no te has adaptado, ahora es el momento de hacerlo para evitar sanciones y mejorar la competitividad de tu negocio en el mercado turístico.