Si gestionas un alojamiento turístico, tienes la responsabilidad de cumplir con estos principios básicos:
Base legal para el tratamiento de datos
Antes de recopilar datos de los huéspedes, necesitas una base legal que lo justifique. Las principales son:
Ejecución de un contrato → Necesario para gestionar reservas.
Cumplimiento de obligaciones legales → Como la comunicación de datos a la policía.
Consentimiento explícito → Para usar datos con fines comerciales o enviar promociones.
Registro de actividades de tratamiento
Debes documentar qué datos recoges, con qué finalidad, cómo los almacenas y quién tiene acceso a ellos. Esto es obligatorio para cualquier empresa que maneje datos personales con frecuencia.
Política de privacidad y cláusulas legales
En tu web y en los formularios de reserva, debes incluir una política de privacidad clara que informe a los huéspedes sobre:
- Quién es el responsable del tratamiento de sus datos.
- Con qué finalidad se recopilan sus datos.
- Cuánto tiempo se almacenan.
- Cómo pueden ejercer sus derechos (acceso, rectificación, cancelación, etc.).
Medidas de seguridad para proteger los datos
Debes implementar protocolos de seguridad para evitar el acceso no autorizado a los datos personales. Algunas medidas recomendadas incluyen:
Almacenamiento seguro de datos (servidores cifrados, backups en la nube).
Control de acceso (solo personal autorizado debe acceder a los datos).
Protección de pagos (cumplir con la normativa PCI-DSS si gestionas pagos online).
Contratos con terceros (Booking, Airbnb, PMS, etc.)
Si utilizas plataformas externas como Airbnb, Booking o un PMS (Property Management System) para gestionar las reservas, debes asegurarte de que cumplen con la RGPD y firmar acuerdos de tratamiento de datos con estos proveedores.
2. Cómo aplicar la RGPD en la gestión de huéspedes
1. Recogida y almacenamiento de datos
Cuando un huésped reserva en tu alojamiento, debes asegurarte de:
Solicitar solo los datos necesarios para la reserva.
No utilizar los datos para otros fines sin consentimiento (como marketing).
Almacenar los datos de forma segura y eliminarlos cuando ya no sean necesarios.
✔ 2. Check-in y protección de datos
Si realizas el check-in digital con herramientas como Chekin.io o Akiles, verifica que estas plataformas cumplen con la RGPD. Si utilizas papel, destruye los documentos después del periodo legal obligatorio.
3. Uso de cámaras de seguridad
Si tu alojamiento tiene videovigilancia, debes cumplir con estos requisitos:
- Informar a los huéspedes mediante carteles visibles.
- No grabar zonas privadas.
- Eliminar las grabaciones en un plazo máximo de 30 días.
4. Envío de comunicaciones y marketing
Si quieres enviar ofertas o promociones a antiguos huéspedes, necesitas su consentimiento explícito. Puedes añadir una casilla en el formulario de reserva para que el usuario acepte recibir comunicaciones.
3. Sanciones por incumplir la RGPD en alojamientos turísticos
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya ha impuesto múltiples sanciones a empresas del sector turístico por incumplimiento de la normativa.
Ejemplo de sanción real: Un hotel en España fue multado con 30.000€ por no informar adecuadamente sobre el uso de cámaras de seguridad en su recepción.
Las multas pueden ir desde los 600€ por infracciones leves hasta 20 millones de euros si se vulnera gravemente la privacidad de los clientes.
Principales errores que pueden llevar a sanciones:
No informar adecuadamente sobre la recogida de datos.
No tener medidas de seguridad adecuadas.
Usar los datos para marketing sin consentimiento.
No permitir a los usuarios ejercer sus derechos de acceso o cancelación.
¿Cómo garantizar el cumplimiento de la RGPD en tu alojamiento turístico?
Cumplir con la Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no solo evita sanciones, sino que genera confianza en tus huéspedes y mejora la reputación de tu alojamiento.
Resumen de pasos clave:
Solicita solo los datos necesarios y almacénalos de forma segura.
Informa a los huéspedes sobre cómo usarás sus datos (política de privacidad).
Implementa medidas de seguridad para evitar filtraciones.
No hagas marketing con datos personales sin consentimiento expreso.
Si usas terceros (Airbnb, Booking, software de gestión), asegúrate de que cumplan con la RGPD.
¿Tienes dudas sobre la gestión de datos en tu alojamiento? Déjanos tu comentario o consulta. En Turilogic, te ayudamos a automatizar la gestión de tu alquiler turístico cumpliendo con la normativa.